Tujuan, Manfaat dan Rekomendasi Aplikasi Project Administration

KATAKANLAH seorang manajer proyek ditugaskan untuk memimpin tim untuk mengembangkan produk perangkat lunak. Mereka mulai dengan mengidentifikasi ruang lingkup proyek. Mereka kemudian menetapkan tugas ke tim proyek, yang dapat mencakup pengembang, insinyur, penulis teknis, dan spesialis jaminan kualitas. Manajer proyek membuat jadwal dan menetapkan tenggat waktu.

Seringkali, seorang manajer proyek akan menggunakan representasi visible dari alur kerja, seperti bagan Gantt atau PERT, untuk menentukan tugas mana yang harus diselesaikan oleh departemen mana. Mereka menetapkan anggaran yang mencakup dana yang cukup untuk menjaga proyek tetap sesuai anggaran bahkan dalam menghadapi kemungkinan tak terduga. Manajer proyek juga memastikan tim memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk membangun, menguji, dan menerapkan produk perangkat lunak.

Ketika sebuah perusahaan IT besar, seperti Cisco Systems Inc., mengakuisisi perusahaan yang lebih kecil, bagian penting dari tugas  manajer proyek adalah untuk mengintegrasikan anggota tim proyek dari berbagai latar belakang dan menanamkan rasa tujuan kelompok untuk mencapai tujuan akhir. Manajer proyek mungkin memiliki beberapa pengetahuan teknis tetapi juga memiliki tugas penting untuk mengambil visi perusahaan tingkat tinggi dan memberikan hasil yang nyata tepat waktu dan sesuai anggaran.

Tidak menutup kemungkinan kalau perusahaan besar tersebut menggunakan aplikasi undertaking management untuk mengelola kegiatannya. Karena, aplikasi task management ini akan sangat memudahkan perusahaan, terutama manajer proyek untuk menjalankan proyek.

Tujuan dan Manfaat Task Management

Hal pertama yang patut untuk diketahui dan disadari oleh banyak pihak yaitu tujuan serta manfaat yang diharapkan dari pengaturan proyek tersebut. Pada dasarnya pengaturan ini bertujuan untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Sehingga pada perjalanannya tidak ada kendala yang menghentikan jalannya proyek atau menimbulkan keterlambatan pada proyek itu sendiri. Dengan memastikan pengaturan yang tepat dan efisien, maka tentu saja hal ini bisa membawa beberapa manfaat signifikan pada sebuah proyek, meliputi antara lain yaitu sebagai berikut:

  • Beban tugas yang merata dan jelas antara setiap personil yang tergabung dalam proyek. Sehingga pembagian kerja cukup jelas dan semua beban pekerjaan ditanggung sama rata oleh setiap orang di dalam proyek tersebut.
  • Memastikan keselarasan dalam mencapai tujuan proyek yang sama. Meskipun dalam sebuah proyek terdiri dari berbagai macam profesi dan personaliti, namun dengan pengaturan yang sesuai maka semua hal tetap dapat berjalan secara berkesinambungan satu dengan yang lain.
  • Mencapai visi dan misi proyek secara tepat waktu. Dengan pengaturan maksimal, maka keterlambatan bisa dihindari sebisa mungkin.
  • Mencegah pembengkakan dana yang tidak perlu. Dengan pengaturan di awal maka dana bisa dialokasikan dan tersedia pada hal yang tepat.

Kendala dalam Challenge Administration

Tentu dalam perjalanan melakukan perencanaan dan pengaturan sebuah proyek, ada beberapa kendala yang tidak bisa dihindari. Sehingga sering kali menjadi penghalang dari kemajuan dan perkembangan proyek itu sendiri. Umumnya beberapa kendala ini meliputi yaitu sebagai berikut:

  • Sumber daya yang tidak memenuhi. Sering kali dalam sebuah proyek terkendala dengan terbatasnya sumber daya yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan di dalam proyek tersebut. Sehingga satu orang harus memegang beberapa peranan sekaligus. Disinilah kinerja pimpinan sangat dibutuhkan, terutama dalam memastikan setiap tugas yang diberikan pada para pekerja berjalan dengan lancar. Sehingga meskipun sumber daya sangat minim, namun proyek tidak mengalami kendala yang berarti.
  • Waktu terlalu singkat, ada banyak kasus dimana proyek selalu dihadapkan pada waktu pengerjaan yang cukup singkat dan cepat. Sehingga banyak dari anggota tim proyek yang merasa kewalahan untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan. Kondisi ini memaksa tim proyek untuk bekerja ekstra dan bahkan tidak jarang harus bekerja lembur untuk menyelesaikannya. Tentu saja dalam hal challenge management yang efektif, hal ini menjadi penghalang dan masalah yang harus dihadapi dengan seksama.
  • Kendala komunikasi, inilah hal yang sering kali terjadi. Tidak ada komunikasi satu dengan yang lain, atau salah pengertian dalam mengutarakan maupun menerima maksud yang diinginkan. Oleh karena itu menjaga komunikasi antar pihak adalah hal yang sangat penting. Sehingga nantinya tercapai satu kesepakatan yang sejalan dan proyek bisa terselesaikan dengan baik dan cepat.
  • Masalah dana, ini juga sering menjadi masalah utama pada sebuah proyek. Keterbatasan dana ini memaksa pemimpin proyek untuk bisa maksimal dalam melakukan pengaturan dana tersebut. Sehingga dana bisa dialokasikan dengan tepat pada sektor yang membutuhkan.

Langkah – Langkah untuk Mengatasi Masalah yang Terjadi

Dengan memahami apa saja kendala yang mungkin terjadi dalam proses pengaturan proyek, maka tentu diperlukan langkah-langkah yang tepat untuk mengatasi hal tersebut. Kebanyakan perusahaan sering kali tidak memiliki jalan keluar yang maksimal terhadap adanya kendala dalam proyek. Oleh karena itu, ada baiknya melihat lebih jauh beberapa ideas dan langkah berikut yang bisa membantu untuk mengatasi masalah yang terjadi dalam project management tersebut. Selain menggunakan aplikasi job administration, langkah yang bisa digunakan adalah:

  • Pastikan untuk memiliki jumlah anggota proyek yang memadai. Pastikan juga setiap personel bekerja sesuai keahlian dan kemampuan yang sesuai dengan beban dalam proyek. Sehingga nantinya proyek bisa dikerjakan secara profesional serta dapat terselesaikan sesuai waktu yang telah ditetapkan.
  • Sebaiknya merencanakan alokasi dana yang diperlukan untuk setiap sektor dalam proyek tersebut. Sehingga tidak perlu ada kebutuhan dana tambahan yang tidak perlu bagi setiap sektor pada prakteknya nanti.
  • Ketahui personaliti dan kemampuan masing-masing personel yang tergabung dalam proyek. Setiap orang bisa memiliki keunikan tersendiri. Oleh sebab itu pastikan supaya dapat menjaga pola pikir termasuk visi dan misi setiap personel dalam membantu menyelesaikan proyek yang dikerjakan bersama. Jaga pula kondisi emosi dan mentalitas tiap anggota proyek, termasuk juga kesehatan dan keselamatan kerja. Dengan demikian maka proyek bisa diselesaikan dengan baik tanpa adanya kendala faktor-faktor tersebut.
  • Selalu lakukan komunikasi interpersonal apabila terjadi sebuah kendala. Utarakan setiap persoalan di dalam proyek dan bersama carilah solusinya. Lakukan pengawasan menyeluruh dan pastikan semua berada di dalam kendali pimpinan proyek. Dengan demikian maka undertaking administration bisa berjalan secara ideal.

Memastikan pelaksanaan undertaking administration yang tepat dan sesuai memang terbukti sangat dibutuhkan. Seperti yang telah diinformasikan di atas, hal ini menentukan keberhasilan sebuah proyek yang dilaksanakan dalam perusahaan. Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan aplikasi project administration untuk mengatasi kendala yang terjadi.

Rekomendasi Aplikasi Job Administration

Jika perusahaan Anda sedang mencari aplikasi project management terbaik yang paling tepat untuk dipilih, maka aplikasi job management besutan Talenta by Mekari bisa jadi merupakan pilihan yang paling tepat. Aplikasi job administration ini memuat banyak fitur untuk penggunanya yang cukup bermanfaat. Sehingga mampu membantu pekerjaan HR perusahaan yang lebih efektif serta efisien. Dengan berbasis teknologi cloud dan didukung oleh aplikasi task management mobile, tentunya hal tersebut menambah keuntungan dalam operasional HR perusahaan.

Aplikasi project management Talenta by Mekari ini diusung dengan banyak fitur-fitur andalan. Beberapa fiturnya yang layak menjadi pertimbangan antara lain yaitu sebagai berikut.

  • Fitur payroll, dimana fitur ini membantu perusahaan menghitung serta membayarkan payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, yang mana berkat adanya fitur ini maka tim HR perusahaan dapat dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan serta lembur yang dilakukan.
  • Fitur absensi cellular, dengan fitur ini maka seluruh karyawan dapat melakukan absensi secara mudah kapan saja dan dimana saja. Bukan hanya ini saja, namun fitur tersebut juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan terhadap absensi karyawan sewaktu-waktu. (*/jay)